Contagem de caixa: o que é e para que serve

A contagem de caixa é uma das atividades mais necessárias em qualquer negócio ou PME, mas também uma das mais ingratas.

Índice:

O que é uma contagem de caixa?
Passos a seguir para realizar uma contagem de caixa
Problemas que podem surgir durante uma contagem de caixa

A contagem de caixa é uma das atividades mais necessárias em qualquer negócio ou PME, mas também uma das mais ingratas. É uma das operações internas mais demoradas e que consome mais recursos em qualquer empresa. É também um dos mais problemáticos por várias razões.

Cash Today é uma das soluções para gestão de dinheiro que oferecemos na Prosegur são a melhor maneira de garantir uma contabilidade de caixa eficaz e rápida para qualquer negócio. Inclui a instalação de uma caixa inteligente para contagem profissional contínua, e possui sistemas de segurança eficientes para lidar com os problemas mais comuns que surgem nestas operações.

O que é uma contagem de caixa?

Uma contagem em dinheiro é o nome dado à contagem de dinheiro que reflete as transações realizadas em um determinado período de tempo por uma empresa ou PME. Ele permite:

Certificar que não há discrepâncias entre o dinheiro em caixa e o saldo do Razão Geral.
Identificar erros no balanço operacional total das operações da empresa.
Prevenir e corrigir erros para que não criem um desequilíbrio significativo.
Implementar medidas de segurança e controle, por exemplo, para detectar cédulas falsificadas.
Certificar a honestidade e a eficiência dos responsáveis da caixa, evitando pequenos furtos ou comportamentos irresponsáveis.

Passos a seguir para realizar uma contagem de caixa

Uma contagem de caixa é geralmente realizada diariamente quando todas as operações comerciais foram encerradas, a fim de obter uma imagem precisa da realidade contábil e financeira do negócio.

Outras opções podem ser:

Executando-o espontaneamente como uma forma de controle adicional. Isto assegura que as boas práticas contábeis sejam realizadas de forma contínua e que não haja correções artificiais no final do dia de trabalho.
Fazer uma contagem de caixa no final do turno de cada um dos responsáveis de caixa. Isto certifica se os desajustes ocorrem sob a supervisão de uma pessoa específica.

Os passos a seguir na contagem são os seguintes:

Contar o efetivo que há na caixa de dinheiro da empresa no momento do fechamento.
Verificar se o dinheiro em espécie corresponde ao mostrado no balanço da Razão.
Elaboração de um relatório final observando as diferenças e observações. Este relatório é geralmente analisado pelo departamento de contabilidade para validação ou maiores esclarecimentos.

A conciliação entre o dinheiro em caixa e o saldo total contábil deve levar em conta todas as transações feitas durante o dia:

Pagamentos feitos por qualquer meio autorizado: cartões de crédito ou débito, compras on-line ou vales-presente.
Pagamentos feitos para cumprir as obrigações da empresa, tais como pagamentos a fornecedores.
Descontos concedidos independentemente do motivo.
Reembolsos ou trocas e a forma em que foram feitos. Uma questão complicada devido às múltiplas opções frequentemente oferecidas: reembolsos totais e parciais, diferenças de preço a favor ou contra a empresa, etc.

Problemas que podem surgir durante uma contagem de caixa

Durante a contagem de caixa, podem ocorrer 2 problemas principais:

Em primeiro lugar, pode ser que haja um excedente de caixa. Uma situação em que o saldo de caixa é maior do que o saldo contábil da empresa.

Em segundo lugar, e mais preocupante, pode haver uma situação em que há falta de dinheiro. Ou seja, há menos dinheiro na caixa do que deveria haver de acordo com o saldo geral contábil. A escassez de dinheiro neste aspecto é geralmente devida a uma variedade de razões, tanto intencionais como não intencionais:

Erros contábeis, tais como uma contagem incorreta, falta de pagamento ou de cupons de cobrança ou outros erros de registro contábil.
Erros de cobrança ou pagamento por parte do caixa.
Existência de bilhetes falsos que passaram nos cheques do caixa.
Roubos internos por funcionários ou roubos externos.

Há diferentes maneiras de processar essas deficiências, incluindo manter diferentes contas, identificar deficiências como despesas ou passar essas deficiências para o gerente.

Uma maneira particularmente fácil é usar o sistema de gerenciamento de caixa Cash Today que oferecemos na Prosegur. Nosso cofre inteligente aborda muitos dos problemas descritos acima porque ele:

Realiza imediatamente a contabilidade e o controle de todas as operações da empresa.
Detecta e rejeita notas e moedas falsas ou não legais.
Realiza a contagem automática.
Reduz o tempo de back office.

A contagem de caixa é, portanto, a melhor maneira de garantir a situação financeira da empresa de maneira realista e é essencial para detectar erros e implementar medidas para corrigi-los.

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